5 הדיברות לארגון כנס מוצלח

ארגון כנס אינו דבר של מה בכך, ומדובר במשימה מורכבת ומאתגרת על מנת שהאירוע יוכתר כהצלחה. נדרשת השקעה רבה, וקיימים גורמים רבים אותם יש להביא בחשבון. ישנם מספר כללי ברזל לארגון כנס מוצלח, ביניהם ארגון מראש וקביעת לוחות זמנים, מערכות הגברה ומולטימדיה, קבלת פנים ורישום, וכמובן – ישנה חשיבות רבה לבחירת אולם כנסים שיתאים לדרישות מארגני האירוע, למספר המשתתפים ולתכנית אותה קובעים מראש.

כיצד להפיק כנס מוצלח ואיכותי?

הפקת כנס מקצועי מוצלח מתחילה בתכנון לפרטי פרטים. אפשר לפנות לחברה הפקות מנוסה או להפיק את האירוע באמצעות עובדי החברה, ורצוי שיהיו אלה עובדים בעלי ניסיון ורקע בתחום האירועים והכנסים.  לפניכם 5 הדיברות לארגון כנס מוצלח.

1. היערכות נכונה מראש וקביעת לוח זמנים

זהו הבסיס לכל העניין, כאשר נושאים חשובים יהיו קביעת תאריך מחייב, הזמנה של המרצים ובחירת ההרצאות. כאמור, הזמנת מקום מתאים היא צעד מכריע ובעל חשיבות. לשם כל אלה דרושים תקצוב ומימון, וכמובן – יש לתכנן את מאזן ההוצאות בהתאם להכנסות הריאליות מהכנס, תוך פנייה לנותני חסות ולתמיכה מגופים רלוונטיים.

2. שיווק ומיתוג

שילוב מעצב גרפי מקצועי ישדרג את תהליך המיתוג. קביעת שם לכנס, חומרים פרסומיים ומסרים תקשורתיים יהפכו את הכנס למעניין ורלוונטי עבור התקשורת והמדיה. פרסום מידע מפורט יביא את האנשים המתאימים. קריטריונים חשובים הם תכני הכנס, מטרותיו ורשימת המרצים. ניתן לפנות ליועצי תקשורת ולערוך מסע פרסום וקידום בכלי התקשורת השונים וברשתות החברתיות. בנוסף, יש לשלוח הזמנות אשר יכללו מקום, תאריך או תאריכים ואת שמות המרצים.

3. מקום הכנס

החשיבות בבחירת אולם כנסים היא רבה. ישנם מספר גורמים חשובים שיש להתחשב בהם: נגישות לתחבורה ציבורית, לבעלי מוגבלויות וחניה, גודל המקום, חלל מתאים ואם נדרש פיצול של החלל לאזורי התרחשות שונים, וכן התאמה לעונת השנה בה נערך הכנס.

4. קבלת פנים

זהו חלק חשוב בו יש לשים לב לעיצוב הלובי ועמדות הרישום. דרוש סידור נכון של הכניסה, בכדי שהמשתתפים יבינו לאן הולכים וינועו בקלות פנימה. בכנסים רבים ניתן להבחין בליקויים דווקא בשלב זה: בעוד הכנס עצמו מתנהל כצפוי, דווקא שלב הוצאת התגים ואישור ההרשמה הטכני עלול להשרות אווירת לחץ ופיזור ולחבל בחוויה החיובית של הקהל.

5. ציוד טכני וכיבוד

יש לדאוג לדרישות המרצים מבחינת הציוד – אם זו הגברה מתאימה, תאורה, מסכי הקרנה ומקרנים. על כל הציוד להיות באיכות גבוהה ותואם את גודל המקום ואת מספר המשתתפים. כמובן, אין לשכוח את נושא הכיבוד לאורחי הכנס: לכנס ארוך כדאי להזמין קייטרינג, ניתן לבחור בתפריט חלבי או בשרי, כשר או לא כשר, וכדאי לוודא שלא יחסר ושייתן מענה לכל המשתתפים – צמחוניים, טבעוניים, שומרי כשרות ועוד.

חדשות אילת